會議是企業(yè)活動必不可少的一種形式，大型會議活動更是很多企業(yè)非常重視的一種推廣產(chǎn)品，宣傳企業(yè)的手段。一個好的大型會議活動，在活動執(zhí)行的時候，要嚴(yán)格的按照流程進(jìn)行并且要做好突發(fā)狀況預(yù)案。

▲大型會議活動現(xiàn)場

一、大型會議活動執(zhí)行流程

1、會議方案的制定

確定會議方案的步就是確定會議的主題。會議主題要緊緊圍繞大會總體的工作目標(biāo)任務(wù)。會議方案是會議組織安排的總綱，一套完整齊備的會議策劃方案會讓整個會執(zhí)行事半功倍。

2、會議場地的布置

在會議開始之前，大型活動策劃公司工作人員應(yīng)提前對會場、住地進(jìn)行勘察了解，并做相應(yīng)的會場布置。一是會場和會議用品的準(zhǔn)備布置。二是迎送接待儀式的確認(rèn)及排練。三是確保乘車安全和用餐標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)大會日程一項項地對會務(wù)細(xì)節(jié)進(jìn)行實地演練，按照提前提前兩個小時提前一個小時的標(biāo)準(zhǔn)做好會議場地布置工作，即每一個會場提前布置完畢，每一項活動提前部署到位;會務(wù)工作者提前兩個小時到達(dá)會場，一切準(zhǔn)備工作提前兩個小時就緒;全體會議時組織會議代表和列席人員提前一個小時入場。

3、會議流程的執(zhí)行

為了確保會議的順利進(jìn)行，也為了讓參與會議的人員知悉整個會議流程，事先確定會議的流程圖或者流程表。

在會議執(zhí)行期間，熱情周到的會議服務(wù)工作是必不可少的。會議服務(wù)分為會場內(nèi)服務(wù)和會場外服務(wù)，涉及會議報到、食宿安排、醫(yī)療服務(wù)、車輛安排、材料分發(fā)、引導(dǎo)入座、會議記錄、錄音攝像等諸多環(huán)節(jié)。只有做好會議服務(wù)工作，才能更好地推進(jìn)會議流程的執(zhí)行。

4、會議結(jié)束的總結(jié)

一次成功的會議，離不開合理安排的會后工作。

（1）統(tǒng)籌做好會后服務(wù)。要注重統(tǒng)籌銜接，提前擬定大會閉幕后系列后續(xù)會議和活動的組織實施方案，做好組織協(xié)調(diào)工作。

（2）全面做好會后總結(jié)。大型活動策劃需及時總結(jié)會務(wù)工作中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，對已有的會務(wù)工作流程、工作規(guī)則等進(jìn)行修改和完善，使之更加適應(yīng)新時期會務(wù)工作的需要。要注意收集會議代表對會務(wù)工作的意見和建議，認(rèn)真采納其中的合理部分，促進(jìn)辦會能力不斷提高。

（3）及時整理會議資料。活動公司要牢固樹立檔案意識，在會前、會中、會后都安排專人收集整理會議方案、會議通知、會議須知、發(fā)言材料、會議記錄、音像資料等會議檔案資料，按類別整理成資料匯編，為今后辦會提供工作參考。

二、大型會議活動突發(fā)狀況預(yù)案

1、火災(zāi)

火災(zāi)來勢迅速而且兇猛。如果沒有適當(dāng)?shù)臏缁鹌餍祷蛳鄳?yīng)的工具，火勢會蔓延得很快，你和與會者的生命都將面臨威脅。酒店的客房內(nèi)一般都貼有火災(zāi)逃離須知。雖然與會者曾經(jīng)看過多次了，但作為大會的策劃者和組織機(jī)構(gòu)，仍然有必要讓與會者了解。在火災(zāi)中，恐慌常常是導(dǎo)致死亡的原因。煙霧蔓延，人們辨不清方向就會不知所措。因此，你如果花一點時間把這些注意事項打印在計劃書中或作為附加材料發(fā)放到與會者手中，就會減少不少不必要的損失，哪怕能僅僅挽救一個人的生命，你所付出的努力也是值得的。

2、自然災(zāi)害

另一種在你控制能力之外的緊急事件就是自然災(zāi)害。即使是恐怖襲擊，也有談判的可能。面對自然災(zāi)害，你只能任其擺布。颶風(fēng)、暴風(fēng)雨、地震、森林大火都是典型的自然災(zāi)害。你可以在一定程度上為颶風(fēng)的到來做準(zhǔn)備，但是如果你取消會議，或為了使與會者錯過颶風(fēng)而縮短會議時間，那么你將會遭遇財政預(yù)算的危機(jī)。當(dāng)然，人的生命比金錢更重要。面對自然災(zāi)害，你無計可施。唯一能做的就是制定出一個恢復(fù)計劃以及考慮如何彌補(bǔ)損失。在這種情況下，保險就是救生員。不要只是關(guān)注一般的商業(yè)保險，其他種類的保險也是很有用處的。

3、醫(yī)療突發(fā)事件

醫(yī)療突發(fā)事件在任何時候、任何地點都可能發(fā)生，而且常常出乎我們的預(yù)料。一個人心臟病發(fā)作時可能沒有任何預(yù)兆。有些人吃了過敏的食物后，身上會突然出現(xiàn)皮疹并且呼吸道發(fā)生阻塞。糖尿病人有可能會陷入昏迷。這些醫(yī)療突發(fā)事件的時間、地點以及情形總是不斷變化的。

▲大型室外活動執(zhí)行