在年會項目前期，會務公司活動項目經理通過與甲方的一系列溝通，對年會活動項目的基礎信息有了清晰的了解，接下來則需要利用表格匯總年會活動項目的相關信息，并將信息反饋給上級領導，由上級領導組織開展接下來的工作。

▲年會活動現場布置

年會活動前期信息匯總要點

1.明確表述年會活動需求：本次活動的主要目的和表現形式。

2.明確表述甲方（年會主辦方）要求：主辦方對于本次年會活動的預期和內容要求。

3.明確表述規避要點：本次年會活動中杜絕出現的禁忌元素、規避的事項等。

4.明確提報方案信息：方案的提交時間和方式，參與人、地點等。

5.明確年會活動預算：活動的總體預算和詳細分類。

6.明確年會場地相關信息：場地的類型、地址、場地規模、圖片等。

7.整理匯總相關參考資料：甲方提供的參考資料和收集的參考信息。

▲杭州年會酒店實拍

寫在最后

作為年會項目負責人，需要組織策劃討論會，就當前已知項目信息展開討論，得到最終的主線實施思路，開展年會項目組工作分配，明確參與人和完結時間。